El cuadro de clasificación documental CCD es "una herramienta técnica que responde a la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de los documentos." (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.8)
Además dicho cuadro nos permite :
tener una gestión documental eficiente y normalizada, ya que es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de las diferentes series documentales, de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (tabla de retención documental o calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario). (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.8)
El CCD sirve para :
· Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica.
· Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
· Determinar las series documentales priorizando el asunto que trata.
· Codificar los subfondos y las series en forma jerárquica. (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.9)
La relación existente entre los CCD y las tablas de retención documental es que los primeros al igual que los cuadros de valoración son un paso previo o prerrequisito para la implementación de las TRD, ya que describe al archivo junto con las series y subseries que lo conforman, estableciendo una jerarquia o importancia de los diferentes documentos que se producen en la organización.
Referencias bibliograficas :
Consejo para la transparencia de Chile. (2012.) Guía Técnica No.3. Recuperado de http://www.consejotransparencia.cl.
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