2. D. Cuál considera usted que es la metodología que debe seguirse en términos de valoración documental y como se debe evidenciar está en la TRD diseñada para esta sea efectiva con los lineamientos y necesidades de la organización?

La valoración es un ejercicio en el que se identifican las cualidades que tiene la información contenida en un documento. Por eso se deben establecer los siguientes criterios de valoración :

-Valoración primaria :
"hacen referencia a los usos e importancia que para el organismo productor tienen los documentos, en conexión directa con el desempeño de sus funciones".  (Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General, 2015, p.11)

En esta etapa se analizan los valores:

-Administrativos
-Legales
-Juridicos
-Financieros/Contables

De quien produce la documentación.

-Valoración secundaria :
"parten de analizar el posible uso y potencialidad que puede llegar a tener la información contenida en los documentos de archivo, para los usuarios externos de la entidad o ente productor: para otras entidades, los investigadores, ciudadanos, entre otros." (Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General, 2015, p.15)

En esta etapa se analizan los valores:

-Historico
-Patrimonial
-Cientifico o Investigativo
-Cultural

Una adecuada valoración define claramente para los diferentes tipos documentales sus valores primarios y secundarios, es efectiva en cuanto a los lineamientos y necesidades de la organización porque esclarece la importancia de determinados documentos para su conservación o eliminación.

En los documentos metologicos de la IFAI mencionan una teoria de valoración contemporanea, en la que rescatan las aportaciones de Coutere tales como :
-Inventariar la documentacion antes de valorarla
-Conocer su edad : periodo acreditado por los documentos y su contenido
-papel protagonico de la entidad productora y su posición jerárquica en los organismos.*



Referencias bibliograficas

Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General. (2015.). Instructivo de valoración documental. Recuperado de https://issuu.com/archivodebogota1/docs/ins_valoracion_web

Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI. (2011.). Gestión de Documentos y Administración de Archivos: Colección Cuadernos Metodológicos, Cuaderno 5. México : IFAI.

 
* Conde Villaverde, María Luisa, Sistemas de eliminación de documentos: procesos comprendidos en la valoración y su aplicación práctica, ponencia presentada en el marco de las Jornadas Archivísticas de Murcia, 2003.