2. A. Cuál es la importancia de las TRD para las organizaciones?

Las TRD son de importancia por los beneficios que representan para las organizaciones:

Según el Archivo General de la nación, principal organo rector de la actividad archivistica en el país los principales beneficios son:

*Facilita la recuperación de la información

*Racionalizar la producción documental

*Facilita el control y acceso de los documentos

*Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central

*Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales. (AGN, 2014, p.3)

La importancia del diseño de este instrumento está centrada en definir el tratamiento de los documentos según la valoración de estos, es decir la tabla de retención documental indicará cuanto tiempo deben permanecer los documentos en cada archivo, o cuando debo transferir de un archivo local al archivo central de la institución. (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.14)

Los beneficios de las TRD para las organizaciones son principalmente en la racionalización, ordenación de los documentos, estableciendo tiempos en cada etapa del archivo, fijando así un cronograma para el ciclo vital de los documentos.

Vemos en los documentos que en muchos paises los instrumentos archivisticos (TRD) ayudan a la construcción de la memoria historica de las instituciones, ya no se trata solo de documentos con información, se trata de un registro de la historia de personas, instituciones, ciudades y de un país.

Referencias bibliograficas:

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2014.). Tablas de Retención Documental TRD. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AGN_TRD_2014.pdf

Consejo para la transparencia de Chile. (2012.) Guía Técnica No.3. Recuperado de http://www.consejotransparencia.cl.