2. B. Cuál función cumplen las TRD en relación con los procesos organizacionales y con los documentales?

La función de las TRD en los procesos de la organización y documentales según el Archivo General de la Nación es la siguiente :

a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de Retención Documental - TRD. (AGN, 2014, p.3)

Las tablas de retención documental van a facilitar que la dependencia reconozca los tipos documentales que produce, esto repercute directamente en la organización ya que no habrá duplicidad de documentos, se controlarán los responsables de la creación de documentos y sus fases dentro del ciclo vital.

Referencias bibliograficas:

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2014.). Tablas de Retención Documental TRD. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AGN_TRD_2014.pdf