2. B. Cuál función cumplen las TRD en relación con los procesos organizacionales y con los documentales?

La función de las TRD en los procesos de la organización y documentales según el Archivo General de la Nación es la siguiente :

a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservación y conformación definitiva de los documentos y responsable a su vez de la transferencia al archivo central.
b. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin el riesgo de eliminar documentación relevante para la conformación de series y subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.
c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentación que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) según la Tabla de Retención Documental - TRD. (AGN, 2014, p.3)

Las tablas de retención documental van a facilitar que la dependencia reconozca los tipos documentales que produce, esto repercute directamente en la organización ya que no habrá duplicidad de documentos, se controlarán los responsables de la creación de documentos y sus fases dentro del ciclo vital.

Referencias bibliograficas:

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2014.). Tablas de Retención Documental TRD. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AGN_TRD_2014.pdf

2. F. Cuál es la relación entre las TRD y los Bancos Terminológicos?

Primero debemos definir qué es un Banco Terminológico según el Archivo General de la Nación :

"Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece." (AGN, 2013.)

Podemos entender el banco terminológico como un instrumento archivistico , un  tesauro que maneja un lenguaje documental controlado y terminología especifica para describir de manera normalizada las series, subseries y tipos documentales,  esta relacionado con las TRD en el sentido que describe de manera inequivoca  los elementos que estarán descritos en las TRD.

Los bancos terminologicos manejan unas unidades lexicas, junto con terminos relacionados que indican los codigos que utilizan determinadas dependencias que usan determinadas series, sub-series y tipos documentales.

Referencias bibliográficas:

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2013.). Banco Terminológico. Recuperado de http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=30&/banco-terminologico

2. E. Cuál es la relación entre las TRD y los CCD?

El cuadro de clasificación documental CCD es "una herramienta técnica que responde a la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de los documentos." (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.8)

Además dicho cuadro nos permite :

    tener una gestión documental eficiente y normalizada, ya que es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de las diferentes series documentales, de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (tabla de retención documental o calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario). (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.8)

El CCD sirve para :

· Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica.
· Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
· Determinar las series documentales priorizando el asunto que trata.
· Codificar los subfondos y las series en forma jerárquica. (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.9)

La relación existente entre los CCD y las tablas de retención documental es que los primeros al igual que los cuadros de valoración son un paso previo o prerrequisito para la implementación de las TRD, ya que describe al archivo junto con las series y subseries que lo conforman, estableciendo una jerarquia o importancia de los diferentes documentos que se producen en la organización.

Referencias bibliograficas :

Consejo para la transparencia de Chile. (2012.) Guía Técnica No.3. Recuperado de http://www.consejotransparencia.cl.

2. D. Cuál considera usted que es la metodología que debe seguirse en términos de valoración documental y como se debe evidenciar está en la TRD diseñada para esta sea efectiva con los lineamientos y necesidades de la organización?

La valoración es un ejercicio en el que se identifican las cualidades que tiene la información contenida en un documento. Por eso se deben establecer los siguientes criterios de valoración :

-Valoración primaria :
"hacen referencia a los usos e importancia que para el organismo productor tienen los documentos, en conexión directa con el desempeño de sus funciones".  (Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General, 2015, p.11)

En esta etapa se analizan los valores:

-Administrativos
-Legales
-Juridicos
-Financieros/Contables

De quien produce la documentación.

-Valoración secundaria :
"parten de analizar el posible uso y potencialidad que puede llegar a tener la información contenida en los documentos de archivo, para los usuarios externos de la entidad o ente productor: para otras entidades, los investigadores, ciudadanos, entre otros." (Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General, 2015, p.15)

En esta etapa se analizan los valores:

-Historico
-Patrimonial
-Cientifico o Investigativo
-Cultural

Una adecuada valoración define claramente para los diferentes tipos documentales sus valores primarios y secundarios, es efectiva en cuanto a los lineamientos y necesidades de la organización porque esclarece la importancia de determinados documentos para su conservación o eliminación.

En los documentos metologicos de la IFAI mencionan una teoria de valoración contemporanea, en la que rescatan las aportaciones de Coutere tales como :
-Inventariar la documentacion antes de valorarla
-Conocer su edad : periodo acreditado por los documentos y su contenido
-papel protagonico de la entidad productora y su posición jerárquica en los organismos.*



Referencias bibliograficas

Alcaldia Mayor de Bogotá-Secretaria General. (2015.). Instructivo de valoración documental. Recuperado de https://issuu.com/archivodebogota1/docs/ins_valoracion_web

Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI. (2011.). Gestión de Documentos y Administración de Archivos: Colección Cuadernos Metodológicos, Cuaderno 5. México : IFAI.

 
* Conde Villaverde, María Luisa, Sistemas de eliminación de documentos: procesos comprendidos en la valoración y su aplicación práctica, ponencia presentada en el marco de las Jornadas Archivísticas de Murcia, 2003.

2. H. Qué estrategias podría emplear para implementar las TRD al interior de la Organización y contrarrestar la resistencia al cambio por parte de los empleados?

Una de las principales estrategias para implementar las Tablas de Retención es tener entrevistas y jornadas de concientización con los productores de la documentación y demás funcionaros receptores de dichos documentos, explicarles a la cabeza del superior de dependencia o jefe inmediato previo aval de la cabeza de la organización los beneficios que representa tener una adecuada organización de los documentos, establecer tipos documentales, cuadros de clasificación, tiempos de permanencia en cada etapa del archivo, al conocer todos los beneficios de seguro estarán animados y deseosos de participar en este proyecto, ya que es algo que les facilita la vida, dandole un orden y un sentido a todas las comunicaciones institucionales

imagen tomada de : http://www.murumendilhi.hezkuntza.net/image/image_gallery?uuid=487505d9-8eed-42e4-8d68-6b325d91361d&groupId=69357&t=1378884036737 

2. G. En qué medida influyen las TRD en los procesos de organización, transferencia, eliminación y conservación documental?

Es su razón de ser, ya que las TRD según el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nación establece :

Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;

Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades"

Ya que las tablas establecen tiempo a los documentos, ayudan a la organización, a los tiempos de transferencia y aclaran el destino final de los mismos. 

Referencias bibliograficas :

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2002.). Acuerdo 39 de 2002. Recuperado de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351

2. C. Qué relación se establece entre la valoración documental y las TRD?

La valoración documental es considerada como una labor intelectual que realizan los profesionales en archivo, en esta actividad se establecen los valores primarios y secundarios de la documentación con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos. Por lo tanto la relación que existe entre las TVD y las TRD es muy estrecha, es necesaria la valoración como paso previo para la implementación de las TRD.

El Decreto 2578 de 2012 Nivel Nacional, en su articulo 22 establece que "el resultado de la valoración de los documentos de archivo se registrará en las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental."

imagen tomada de: http://www.iygsa.com/web/images/istock_000016991430xsmall.jpg

En los cuadernos metodológicos mencionan la  valoración documental  "tendencias históricas que sitúan la valoración como una de las funciones más relevantes y complejas de la archivística contemporánea." (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI. 2011, p.12)

Referencias bibliograficas:

Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI. (2011.). Gestión de Documentos y Administración de Archivos: Colección Cuadernos Metodológicos, Cuaderno 5. México : IFAI.

2. A. Cuál es la importancia de las TRD para las organizaciones?

Las TRD son de importancia por los beneficios que representan para las organizaciones:

Según el Archivo General de la nación, principal organo rector de la actividad archivistica en el país los principales beneficios son:

*Facilita la recuperación de la información

*Racionalizar la producción documental

*Facilita el control y acceso de los documentos

*Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central

*Facilita la racionalización y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales. (AGN, 2014, p.3)

La importancia del diseño de este instrumento está centrada en definir el tratamiento de los documentos según la valoración de estos, es decir la tabla de retención documental indicará cuanto tiempo deben permanecer los documentos en cada archivo, o cuando debo transferir de un archivo local al archivo central de la institución. (Consejo para la transparencia de Chile, 2012, p.14)

Los beneficios de las TRD para las organizaciones son principalmente en la racionalización, ordenación de los documentos, estableciendo tiempos en cada etapa del archivo, fijando así un cronograma para el ciclo vital de los documentos.

Vemos en los documentos que en muchos paises los instrumentos archivisticos (TRD) ayudan a la construcción de la memoria historica de las instituciones, ya no se trata solo de documentos con información, se trata de un registro de la historia de personas, instituciones, ciudades y de un país.

Referencias bibliograficas:

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. (2014.). Tablas de Retención Documental TRD. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/AGN_TRD_2014.pdf

Consejo para la transparencia de Chile. (2012.) Guía Técnica No.3. Recuperado de http://www.consejotransparencia.cl.